Cum se definesc termenii de garanție și de reclamații pentru un program OEM de scaune de toaletă

Cum se definesc termenii de garanție și de reclamații pentru un program OEM de scaune de toaletă

O garanție OEM pentru scaune de toaletă nu trebuie să înceapă cu o promisiune vagă, cum ar fi «toate problemele de calitate vor fi acoperite».

O garanție comercial utilă definește produsul omologat, defecțiunile acoperite, situațiile excluse, cerințele privind dovezi, perioada de reclamație, metoda de investigare și soluțiile disponibile. De asemenea, trebuie să explice modul în care problemele confirmate vor afecta stocul existent și producția viitoare.

Aceasta este deosebit de importantă pentru mărcile private, distribuitorii și cumpărătorii din comerțul cu amănuntul. Clientul final se poate adresa întâi mărcii sau magazinului, în timp ce producătorul primește reclamația ulterior, prin lanțul de aprovizionare.

Dacă procesul nu este stabilit înainte de prima comandă, ambele părți pot evalua aceeași problemă în mod diferit. Un cumpărător poate considera mișcarea după instalare o defecțiune a produsului, în timp ce furnizorul poate suspecta o montare incorectă sau o cuvă de ceramică incompatibilă.

Obiectivul nu este de a promite că fiecare plângere va duce automat la o compensare. Obiectivul este de a crea un proces echitabil, bazat pe dovezi, pentru rezolvarea problemelor reale legate de produs.

Începeți cu specificația produsului aprobată

Garania poate fi aplicată în mod coerent doar atunci când produsul furnizat este clar definit.

Specificația controlată trebuie să identifice:

• SKU-ul cumpărătorului
• MODEL FABRICĂ
• Materialul produsului
• Forma și dimensiunile
• Culoare și finisaj de suprafață
• Codul balansierului
• Funcție de închidere standard sau de închidere silențioasă
• Structură fixă sau cu demontare rapidă
• Dotare cu montare pe partea superioară sau inferioară
• Conținutul kitului de fixare
• Marcajele produsului
• Versiunea ambalajului
• Referința eșantionului aprobat
• Cerințe de inspecție
• Modificările autorizate ale produsului

O descriere de tipul „capac de toaletă alb UF cu închidere blândă” este insuficientă. Același model de capac poate folosi balamale, amortizoare, kituri de fixare și aranjamente de ambalare diferite.

Bofan’s Soluții OEM pentru mărci și companii producătoare de articole sanitare oferă un cadru pentru potrivirea cerințelor privind produsul, ceramica, balamaua și marcarea înainte de producție.

Distingeți defecțiunile produsului de celelalte plângeri

Nu fiecare problemă raportată de un client este un defect de fabricație.

Cererea trebuie întâi clasificată în categorii.

Clasificarea determină ce dovezi sunt necesare și care parte trebuie să efectueze investigația.

Definiți ce acoperă garanția

Acoperirea trebuie să se refere la cerințe măsurabile ale produsului.

În funcție de modelul și acordul selectate, problemele acoperite pot include abateri confirmate care implică:

• Identitatea materialului sau a produsului
• Dimensiunile produsului
• Stare structurală
• Alinierea sedinței și a capacului
• Starea suprafeței la livrare
• Ansamblu de balamale
• Funcționarea cu închidere moale
• Funcționare cu eliberare rapidă
• Completitudinea kitului de fixare
• Marcajele produsului
• Precizie a ambalajului
• Precizia codului de bare sau a etichetei

Garanția nu trebuie să se aplice automat fiecărei preferințe subiective. De exemplu, afirmația «scaunul pare prea ușor» nu reprezintă un defect de fabricație dacă produsul furnizat corespunde eșantionului și specificației aprobate.

La fel, o afirmație generală precum «închiderea moale este prea lentă» necesită o referință de performanță convenită în prealabil pentru a putea fi evaluată.

Definiți clar excluderile

Excluderile frecvente pot include:

• Instalare incorectă
• Utilizare pe o farfurie ceramică incompatibilă
• Modificare neautorizată
• Utilizare de piese de schimb neaprobate
• Deteriorare cauzată de forță excesivă sau impact
• Curățare cu substanțe chimice necorespunzătoare
• Deteriorare după livrare, cauzată de depozitare sau manipulare
• Uzură normală
• Schimbare de culoare cauzată de condiții în afara domeniului de utilizare aprobat
• Cereri fără identificare suficientă a produsului
• Probleme deja acceptate ca abateri aprobate
• Deteriorare cauzată de întreținere incorectă

Excluderile trebuie să reflecte produsul real și piața țintă. Acestea trebuie, de asemenea, să fie aliniate cu orice obligații pe care cumpărătorul le are față de clienții finali în temeiul reglementărilor locale aplicabile.

Acordul comercial dintre cumpărător și producător nu înlocuiește automat obligațiile comerciantului sau ale deținătorului mărcii față de consumatori.

Stabilirea perioadei de reclamație

Părțile trebuie să distingă între mai multe date:

• Data de producție
• Data expedierii
• Data sosirii
• Data recepției în depozit
• Data vânzării la nivel de retail
• Data instalării
• Data descoperirii problemei
• Data depunerii reclamației

Un producător nu poate ști când fiecare unitate individuală este vândută sau instalată. Prin urmare, un acord OEM trebuie să specifice data de la care începe perioada de reclamație a furnizorului și ce documente justificative sunt necesare.

Probleme diferite pot necesita, de asemenea, reguli de notificare diferite. Deteriorările vizibile ale livrării sau ambalajul incorect trebuie, în mod normal, raportate mult mai devreme decât o problemă funcțională descoperită în timpul utilizării.

Evitați publicarea unui termen de garanție destinat consumatorilor până când marca nu a confirmat:

• Cerințe locale aplicabile
• Obligațiile distribuitorilor și comercianților
• Condițiile de reclamație ale furnizorului
• Cerințele privind dovada achiziției
• Procedură de înlocuire
• Responsabilitatea serviciului pentru clienți

Specificați dovezile necesare

Dovada ajută ambele părți să determine cauza reală.

Un dosar de reclamație util poate include:

• SKU-ul cumpărătorului
• MODEL FABRICĂ
• Comandă de achiziție
• Referința expedierii
• Etichetă de cutie
• Cod de producție sau lot
• Cantitatea primită
• Cantitatea afectată
• Data descoperirii problemei
• Descriere clară a problemei
• Fotografie a întregului produs
• Fotografie detaliată a zonei afectate
• Fotografie a balamalei și a elementelor de fixare
• Fotografie a zonei de montare a ceramicii
• Video cu procesul de instalare, dacă este relevant
• Fotografii ale ambalajului
• Raport de inspecție
• Eșantioane păstrate din expediere

Cerința privind dovezile trebuie să fie proporțională. O pretenție referitoare la un singur element lipsă (de exemplu, o piuliță) nu necesită aceeași investigație ca și o defecțiune repetată a unei articulații în cadrul mai multor serii.

Utilizați cantitățile corect

Cumpărătorul trebuie să facă distincția între:

• Cantitate expediată
• Cantitatea inspectată
• Cantitatea vândută sau instalată
• Cantitatea raportată de clienți
• Cantitatea verificată fizic
• Cantitatea suspectată
• Cantitatea confirmată ca fiind defectuoasă

Un singur caz confirmat nu demonstrează că întreaga livrare este defectuoasă. În același timp, cazurile repetate care prezintă același tip de defecțiune nu trebuie respinse ca fiind nelegate, fără o investigație.

Dacă problema ar putea afecta un lot mai larg, se stabilește o metodă de verificare. Aceasta poate include:

• Creșterea eșantionării în depozit
• Examinarea comună a eșantioanelor
• Returnarea unor componente selectate
• Inspeție video
• Inspeție de părte a treia
• Teste de laborator sau funcționale
• Examinarea înregistrărilor de producție

Metoda trebuie să corespundă valorii și gravității reclamației.

Se disting problemele Critice, Majore și Minore

Un sistem de clasificare a defecțiunilor ajută la stabilirea priorității reclamațiilor.

Probleme critice

Acestea pot implica un risc inacceptabil pentru siguranță sau un produs care nu poate fi utilizat conform destinației. Problemele critice necesită conținere imediată și investigare.

Probleme majore

Acestea afectează în mod semnificativ instalarea, funcționarea, aspectul sau vandabilitatea. Exemple pot include o balamauă incorectă, un kit de fixare lipsă, o funcție soft-close nefuncțională sau deteriorări semnificative ale suprafeței.

Probleme minore

Acestea nu împiedică, în mod normal, instalarea sau utilizarea conform destinației, dar pot contraveni standardului convenit privind aspectul sau ambalajul.

Clasificarea finală trebuie să se bazeze pe specificația aprobată de cumpărător, acordul de inspecție și canalul intenționat. Nu trebuie stabilită doar după apariția unei plângeri.

Bofan’s proces de control al calității poate susține discuții specifice modelului, acoperind inspecția produsului, a balamaului, a suprafeței și a ambalajului.

Investigați cauza profundă înainte de a alege o soluție

Un proces de reclamație de succes identifică motivul apariției problemei.

Cauzele profunde posibile includ:

• Specificație incorectă a produsului
• Componentă greșită utilizată în producție
• Variația materialelor
• Eroare de asamblare
• Inspeție funcțională insuficientă
• Defecțiune la ambalaj
• Instrucțiune de montare incorectă
• Incompatibilitate ceramică
• Manipulare în timpul transportului
• Depozitare în depozit
• Montare de către utilizatorul final
• Utilizare necorespunzătoare a produsului

De exemplu, o scaună de toaletă care se mișcă poate fi cauzată de:

1. Reglare incorectă a balamalelor
2. Strângere insuficientă
3. Dop de expansiune incorect
4. Contact slabă la amortizor
5. O platformă ceramică incompatibilă
6. Un component în afara specificației aprobate

Înlocuirea întregii scaune fără identificarea cauzei nu va rezolva, probabil, problema.

Acord privind soluțiile disponibile

Acordul comercial ar trebui să definească soluții posibile, fără a presupune că fiecare reclamație va folosi aceeași soluție.

În funcție de cauza confirmată și de acordul părților, soluțiile pot include:

• Ghid tehnic pentru instalare
• Kituri de fixare de înlocuire
• Pivoturi sau componente de înlocuire
• Produse complete de înlocuire
• Piese incluse în următoarea livrare
• Refacerea stocului existent
• Corecția ambalajului sau a etichetelor
• Credit comercial
• Rambursare convenită
• Acțiune corectivă în producția viitoare

Măsura corectivă selectată trebuie să țină cont de:

• Gravitate
• Cantitatea confirmată
• Valoarea produsului
• Costul Transportului de Marfă
• Costul forței de muncă locale
• Disponibilitatea pieselor de schimb
• Impactul asupra clientului
• Stocul existent
• Momentul comenzilor repetate

Ghidul BOFAN pentru planificarea pieselor de schimb pentru scaunul de toaletă explică de ce componentele trebuie identificate înainte ca o problemă legată de service să apară.

Definirea părții care suportă fiecare cost

O reclamație privind calitatea poate genera costuri care depășesc prețul unitar al produsului.

Costurile potențiale includ:

• Produs de înlocuire
• Componente de înlocuire
• Transportul de marfă internațional
• Livrare locală
• Inspecție
• Sortare
• Reambalare
• Etichetare din nou
• Efortul pentru instalare
• Eliminare
• Sancțiuni comerciale
• Rambursări către clienți

Cumpărătorul și producătorul trebuie să convină asupra costurilor directe care pot fi luate în considerare și asupra aprobărilor necesare înainte de începerea lucrărilor efectuate de terțe părți.

Un cumpărător nu ar trebui să organizeze reparații nelimitate și să presupună că fiecare cost va fi acceptat automat. De asemenea, furnizorul nu ar trebui să presupună că furnizarea unui component ieftin rezolvă în mod complet o problemă confirmată, atunci când sunt implicate costuri locale semnificative.

Creați un înregistrare privind acțiunea corectivă

Pentru o problemă repetată sau semnificativă, furnizorul trebuie să elaboreze o înregistrare privind acțiunea corectivă care să conțină:

1. Descrierea problemei
2. Produsul și lotul afectate
3. Conținere imediată
4. Analiza cauzei fundamentale
5. Acțiune corectivă
6. Acțiune preventivă
7. Persoana responsabilă
8. Data finalizării
9. Metodă de verificare
10. Urmărirea comenzilor repetate

Orice corecție aprobată trebuie adăugată în specificația curentă a produsului.

Dacă se modifică balamaua, kitul de fixare, instrucțiunile sau ambalajul, trebuie identificată o nouă revizie, astfel încât versiunile vechi și cele noi să nu fie amestecate accidental.

Conectați reclamațiile la controlul comenzilor repetate

Reclamațiile oferă informații utile pentru îmbunătățirea produselor, dar numai dacă corecțiile ajung la următoarea comandă de producție.

Înainte de lansarea unei comenzi repetate, efectuați revizuirea următoarelor elemente:

• Reclamațiile anterioare
• Cauzele rădăcină confirmate
• Acțiunile corective aprobate
• Codurile actualizate ale componentelor
• Desenele actualizate
• Reviziile actualizate ale ambalajului
• Puncte de inspecție actualizate
• Angajamente privind înlocuirea
• Stocul vechi rămas

Ghidul BOFAN privind reducerea returnărilor de scaune pentru toaletă oferă un cadru relevant pentru conectarea feedback-ului clienților cu potrivirea, instrucțiunile, ambalajul și controlul calității.

Lista de verificare a garanției pentru scaunele pentru toaletă OEM

Înainte de confirmarea unui acord de garanție, definiți:

1. Specificația produsului aprobată
2. Data de început a garanției și perioada de reclamații
3. Zonele produsului acoperite
4. Condiții excluse
5. Dovezi necesare pentru cererea de despăgubire
6. Identificare minimă a produsului
7. Metodă de verificare a cantității
8. Clasificarea defectelor
9. Proces de investigare a cauzei fundamentale
10. Soluții disponibile
11. Responsabilitatea pentru costurile conexe
12. Cerințe privind acțiunile corective
13. Controlul modificărilor pentru comenzi repetate
14. Verificare juridică locală aplicabilă

Modul în care BOFAN sprijină discuțiile privind garanția și cererile de despăgubire

BOFAN poate ajuta cumpărătorii OEM să identifice produsul selectat, balamaua, sistemul de fixare, ambalajul și configurația de inspecție înainte de plasarea unei comenzi.

Discuțiile specifice proiectului pot acoperi:

• Înregistrări de produse aprobate
• Exemplu Confirmare
• Identificarea componentelor
• Cerințe de inspecție
• Revizuirea cererii și a dovezilor
• Fezabilitatea componentelor de înlocuire
• Acțiune corectivă
• Actualizări ale specificațiilor pentru comenzile repetate

Disponibil certificate și rapoarte de testare trebuie întotdeauna să corespundă produsului, materialului, fabricii și pieței țintă specifice.

Termenii garanției, soluțiile și responsabilitățile trebuie conveniți pentru fiecare client, produs și contract de achiziție în parte.

Fluxul recomandat de lucru Garanție–Cerere

1. Blocați specificația produsului aprobată.
2. Definiți acoperirea, excluderile și perioada de depunere a reclamațiilor.
3. Stabiliți cerințele privind probele și notificarea.
4. Înregistrați identificarea produsului și a lotului.
5. Clasificați problema raportată.
6. Verificați cantitatea afectată.
7. Izolați stocul potențial afectat.
8. Investigați cauza fundamentală.
9. Conveniți asupra unei soluții adecvate.
10. Documentați acțiunea corectivă.
11. Actualizați specificația de producție.
12. Verificați corectarea în timpul următoarei comenzi.

Întrebări frecvente

Ce ar trebui să includă garanția unui scaun de toaletă OEM?

Aceasta ar trebui să definească produsul aprobat, defecțiunile acoperite, excluderile, perioada de depunere a reclamațiilor, dovezile necesare, procesul de investigație, soluțiile disponibile și responsabilitatea pentru costurile conexe.

Fiecare reclamație a clientului demonstrează o defecțiune de fabricație?

Nu. Problema poate implica calitatea produsului, potrivirea ceramicii, instalarea, transportul, stocarea, uzura normală sau utilizarea necorespunzătoare. Sunt necesare dovezi și o analiză a cauzei fundamentale.

Ce dovezi sunt necesare pentru o reclamație privind calitatea unui scaun de toaletă?

Dovezi utile includ SKU-ul, comanda de achiziție, eticheta de pe colet, codul lotului, cantitatea afectată, fotografii ale produsului, fotografii ale balamalelor, imagini ale instalării și o descriere clară sau un videoclip al problemei.

Cine oferă garanția către clientul final?

Acest lucru depinde de structura de vânzări și de cerințele locale aplicabile. Brandul, importatorul sau comerciantul ar trebui să își definească separat garanția pentru consumatori față de acordul său comercial de reclamații cu producătorul.

Poate un furnizor înlocui doar balamaua, în locul întregii scaune de toaletă?

Posibil, dacă balamaua este confirmată ca fiind problema, există o piesă de înlocuire compatibilă și înlocuirea pe teren este adecvată. Soluția depinde de model și de cauza rădăcină verificată.

Cum ar trebui să influențeze reclamațiile repetate comenzile viitoare?

Acțiunile corective confirmate trebuie să actualizeze desenele, codurile de componente, instrucțiunile, ambalajul sau cerințele de inspecție utilizate pentru producția repetată.

Oferă BOFAN o garanție standard pentru fiecare scaun de toaletă?

Domeniul de acoperire al garanției și măsurile comerciale corective trebuie confirmate pentru modelul selectat, comandă și acordul cu clientul. Cumpărătorii nu trebuie să presupună că o singură condiție generală se aplică tuturor configurațiilor de produs.