Llista de comprovació de la documentació per a l’exportació d’assents per a vàter per als importadors

Llista de comprovació de la documentació per a l’exportació d’assents per a vàter per als importadors

Un enviament de seients de vàter pot fabricar-se correctament i, tot i això, patir retards si la documentació és incompleta, inconsistent o es presenta massa tard.

Els importadors poden necessitar documents comercials, informació d'embalatge, documents de transport, registres d'origen, informació de proves del producte, informes d'inspecció i fitxers específics dels detallistes. Els requisits exactes depenen del destí, del producte, del terme comercial, del client i del procés aduaner.

El proveïdor no hauria d’endevinar quins documents necessita l’importador. L’importador no hauria de suposar que tots els certificats mostrats al lloc web de la fàbrica s’apliquen automàticament al model demanat.

Els requisits documentals s’han de confirmar durant la fase de pressupost i finalitzar abans de l’embarcament, no sol·licitar-los per primera vegada després que el contenidor hagi sortit.

Documents comercials, de transport i de producte separats

Un fitxer complet de comanda pot contenir diversos grups de documents.

Aquests documents tenen finalitats diferents. Un certificat d’origen no substitueix una factura comercial, i un informe d’assaig de producte no substitueix un registre d’inspecció.

Creeu una matriu de documents abans de fer la comanda

L’importador ha de preparar una matriu de documents que mostri:

• Nom del document
• Format requerit
• Entitat emissora
• Idioma requerit
• Data límit per al projecte
• Data límit per a la versió definitiva
• Còpia original o electrònica
• Nombre d’originals
• Requisit d’autenticació
• Producte o model cobert
• Requisit de destinació
• Persona responsable de l’aprovació

La matriu s’ha de compartir abans que es finalitzi la comanda.

Una sol·licitud de document com ara «proporcioni tots els certificats» no és prou precisa. L’proveïdor ha de saber quin document, per a quin model, emès per qui i exigit en quina fase.

Confirmeu el contingut de la factura comercial

La factura comercial normalment registra:

• Nom legal i adreça del venedor
• Nom legal i adreça del comprador
• Destinatari, si és diferent
• Número i data de la factura
• Referència de la comanda de compra
• Descripció del producte
• Model del producte o SKU
• Quantitat
• PREU UNITARI
• Valor total
• Moneda
• Terme comercial i lloc designat
• País d’origen, quan sigui necessari
• Informació de pagament, quan correspongui
• Firma autoritzada o segell, quan sigui necessari

Les descripcions han d’ésser coherents amb la comanda de compra, la llista d’embalatge i la declaració d’importació.

Eviteu expressions massa imprecises, com ara «accessoris per a bany», si l’importador o l’agent aduaner exigeix una descripció més específica.

L’importador ha de confirmar la redacció final de la declaració i la classificació amb el seu assessor aduaner qualificat.

Prepareu una llista d’embalatge precisa

La llista d’embalatge ha de reflectir l’embarcament tal com s’ha embalat físicament.

Els camps útils inclouen:

• SKU del producte
• Descripció del producte
• Quantitat per caixa
• Nombre de caixes
• Quantitat total
• Pes net
• Pes brut
• Dimensions del cartó
• Volum total
• Quantitat de palets
• Dimensions de la paleta
• Marques d'enviament
• Número del contenidor, quan estigui disponible
• Número del segell, quan estigui disponible

Si es carreguen diversos models junts, cada SKU ha de ser traçable fins al seu cartó i quantitat.

Els totals de la llista d’embalatge han de coincidir amb la factura i l’enviament real. Els canvis tardans en l’embalatge s’han de reflectir als documents finals.

Bofan’s guia d’embalatge de seients de vàter de BOFAN explica com s’han d’aprovar els requisits d’embalatge individual, el pes del cartó, les dades del codi de barres i els cartons principals abans de la producció.

Reviseu el projecte del document de transport

Segons el mètode d’enviament, el document de transport pot ser una carta de port, un conegut marítim, un conegut aeri, un document de paqueteria o un altre registre del transportista.

Abans de la lliurament, comproveu:

• Expeditor
• Destinatari
• Part interessada a notificar
• Port o lloc de càrrega
• Port o lloc de descàrrega
• Destí final, quan correspongui
• Descripció del producte
• Nombre i tipus d'embalatges
• Pes brut
• Volum
• Condicions de transport
• Número del contenidor
• Número del segell
• Original o mètode de lliurament
• Referències requerides

L'importador, l'exportador i l'agent d'afretement han de confirmar el projecte abans que l'operador emeti el document definitiu.

Els petits errors en els noms de les empreses, la informació del destinatari o les instruccions de lliurament poden provocar retards i costos addicionals per a les modificacions.

Emparellar els documents amb el terme comercial acordat

El terme comercial determina quina part gestiona determinades activitats i despeses logístiques.

La comanda de compra i la factura han d’indicar:

• Incoterm acordat
• Port o lloc designat
• Versió de l’Incoterm acordat, quan correspongui
• Responsabilitat de la lliurament a l’interior
• Responsabilitat del despach aduaner per a l’exportació
• Responsabilitat del transport principal
• Responsabilitat de l’assegurança
• Gestió del destí
• Despatx aduaner
• Responsabilitat en drets i impostos

Bofan’s Guia de l’estructura de costos del seient de vàter OEM explica per què no s’han de comparar les ofertes EXW, FOB, CIF i entregades com si continguessin els mateixos elements de cost.

Els documents comercials han d’utilitzar sistemàticament la base acordada.

Confirmeu prontament la documentació d’origen

Alguns enviaments poden requerir un certificat o una declaració d’origen. El format exigible depèn del país destinatari, de l’acord comercial, del producte i del procés aduaner de l’importador.

Abans de la producció o de l’enviament, confirmeu:

• Si es requereix documentació d’origen
• Autoritat emisora
• Forma aplicable
• Descripció del producte
• Classificació SH utilitzada per l'importador
• Informació del fabricant i de l'exportador
• Base del país d'origen
• Necessitat de legalització o autenticació
• Originals requerits
• Data límit de presentació

L'origen ha de reflectir l'acord de fabricació real. La ubicació de l'embalatge, la ubicació de l'exportador i l'origen de la fabricació no són necessàriament el mateix.

Quan es considerin les opcions d'aprovisionament de BOFAN a la Xina o Tailàndia, l'importador ha de confirmar l'origen i el tractament aduaner per al producte i l'embarcament concrets amb el seu assessor aduaner.

Distingir els certificats d'empresa dels informes de producte

Els importadors haurien de verificar exactament què cobreix cada document.

Revisió:

• Títol del document
• Portacertificat
• Fabricant
• Ubicació de la fàbrica
• Model de producte
• Material
• Estàndard de Prova
• Mètode de prova
• Data de l’informe
• Període de validesa, quan sigui aplicable
• Laboratori o entitat emissora
• Relevància per al mercat de destinació

Un informe per a un seient de vàter, una articulació o un material no s’ha d’aplicar automàticament a tots els productes de la comanda.

Bofan’s Certificats i informes d'assaig aquesta pàgina proporciona la informació disponible sobre l’empresa i el producte per a la revisió inicial. Els compradors haurien de demanar la confirmació que el document requerit s’aplica al model proposat i a la font de producció.

Incloure registres de qualitat i inspecció

La documentació comercial confirma el que s’ha enviat. La documentació de qualitat registra com s’ha comprovat l’enviament.

Segons l’acord, el fitxer pot incloure:

• Especificació del producte aprovada
• Plànol del producte
• Registre de la mostra aprovada
• Informe d'inspecció en curs
• Informe de la Inspecció Final
• Registre de proves funcionals
• Inspecció d'Embalatge
• Fotografies de les etiquetes dels cartons
• Confirmació de quantitat
• Informe d'inspecció per un tercer
• Registre d'accions correctives
• Aprovació de l'enviament

L'informe d'inspecció ha d'identificar el producte, la comanda, la quantitat, la mida de la mostra, els punts de control, les observacions i el resultat.

Una declaració genèrica de qualitat de fàbrica no equival a un informe d'inspecció específic per a una comanda.

Bofan’s procés de control de qualitat pot servir com a punt de partida per definir les fases d'inspecció requerides pel programa seleccionat.

Controlar els fitxers de venda al detall i de marques pròpies

Les expedicions al detall sovint requereixen informació addicional sobre el producte i l’emmagatzematge.

Confirmeu:

• SKU del comprador
• UPC, EAN o un altre codi de barres
• Requisit de verificació del codi de barres
• Títol del producte
• Descripció del material
• Codi del color
• Dimensions del producte
• Quantitat per embalatge unitari
• Dades de l’embalatge interior i de l’embalatge mestre
• Artwork de la caixa de venda al detall
• Revisió de les instruccions
• Etiqueta de cartró
• Etiqueta de palet
• Indicació del país d’origen
• Referència de la comanda de compra del distribuïdor
• Cita a l’emmagatzematge o informació prèvia d’expedició, quan sigui aplicable

Cada fitxer ha de coincidir amb el producte real contingut a la capsa.

Una imatge d’embalatge que mostri una articulació metàl·lica de desbloqueig ràpid és inacceptable si el producte subministrat utilitza una articulació fixa de plàstic diferent, fins i tot si el cos del seient sembla similar.

Gestionar idiomes i traduccions

L’importador ha d’identificar tots els idiomes requerits abans de l’aprovació de les arts gràfiques i dels documents.

El control lingüístic pot aplicar-se a:

• Embalatge Retail
• Instruccions d'Instal·lació
• Etiquetes dels productes
• Declaracions d’advertència
• Informació sobre la garantia
• Documents comercials
• Certificats
• Documents aduaners

Utilitzeu una única traducció aprovada per a cada mercat. No permeteu que diferents proveïdors o departaments creïn traduccions separades de la mateixa declaració tècnica sense control de versions.

Els noms de producte, materials, funcions i termes d’instal·lació han de romandre coherents a la factura, l’embalatge i les instruccions.

Utilitzeu el control de versions

Els errors en la documentació sovint es produeixen perquè un antic disseny, dibuix o llista d’embalatge continua en circulació.

Cada fitxer controlat ha d’incloure:

• Nom del fitxer
• Codi del producte
• Número de revisió
• Data d'emissió
• Estat d’aprovació
• Aprovador
• Historial de substitucions

Marqueu clarament els esborranys. Separeu les versions obsoletes dels fitxers aprovats per a la producció.

Un sistema d’estat senzill pot utilitzar:

• Esborrany
• En revisió
• Aprovat per a la mostra
• Aprovat per a la producció
• Aprovat per al transport
• Obsolet

Estableix un calendari d'aprovació de documents

La preparació dels documents ha de seguir el calendari de comandes.

Abans de la pressupostació

Confirma els certificats necessaris, les expectatives d'origen, el termini comercial i el destinatari.

Abans de l'aprovació de mostres

Confirma els plànols del producte, els materials, les articulacions, el concepte d'embalatge i les proves requerides.

Abans de la producció

Congelar l'especificació del producte, l'art gràfic, el codi de barres, les etiquetes i els requisits d'inspecció.

Abans de l'enviament

Revisar la factura, la llista d'embalatge, les instruccions del document de transport, el informe d'inspecció i les dades dels paquets.

Després de la càrrega

Completar la informació final sobre el contenidor, el segell, el transport i l'embarcament.

Abans de l'arribada

Fer arribar a l'importador i al corredor aduaner els documents finals exigits, en el format acordat.

Deixar l'aprovació dels documents per després de la càrrega augmenta el risc d'incoherències que no es poden corregir fàcilment.

Errors habituals en la documentació

L'importador i els proveïdors han de vigilar:

• Noms d'empresa diferents als diversos documents
• La quantitat de la factura i la llista d'embalatge no coincideixen
• El recompte de caixes és incorrecte
• El pes brut o net és incorrecte
• El destinatari és incorrecte
• La descripció del producte és imprecisa
• La classificació HS no està confirmada
• L’afirmació sobre l’origen és incorrecta
• El certificat correspon a un model diferent
• El document ha expirat o no és rellevant
• L’art gràfic de l’embalatge és antic
• Codi de barres incorrecte
• Dimensions del producte incorrectes
• Falta la signatura o el segell on calgui
• Enviament tardà dels originals
• Canvis no aprovats després de la publicació del document

Fer una revisió final transversal dels documents abans de l'enviament.

Llista de comprovació dels documents d'exportació de seients de vàter

Confirmar si la comanda requereix:

1. Factura comercial
2. Llista d'empaquetat
3. Conociment de càrrega, guia marítima o guia aèria
4. Certificat o declaració d'origen
5. Document d'assegurança, quan correspongués
6. Instruccions aduaneres o de l'agent duaner
7. Certificats de producte o informes d'assaig
8. Certificats de fabricació
9. Informe de la Inspecció Final
10. Plànol del producte i especificació aprovada
11. Artwork per a la venda al detall i registre del codi de barres
12. Etiquetes per a caixes i palets
13. Instruccions d'Instal·lació
14. Documentació de fumigació o de palets, quan correspongués
15. Documents d'almacé especials per al comprador
16. Fotografies de l'embarcament o registre de càrrega

Aquesta és una llista de comprovació per a la planificació, no un requisit legal universal. La llista final s'ha de confirmar amb l'importador, l'agent duaner, l'expeditor de mercaderies i les autoritats competents.

Com pot ajudar la BOFAN amb la documentació d’exportació

La BOFAN pot coordinar la informació comercial, d’embalatge, de producte i de qualitat disponible per als comandes de seients per a vàter aprovades.

Segons la comanda, el suport pot incloure:

• Dades de la factura comercial
• Dades de la llista d’embalatge
• Dimensions i pesos dels cartons
• Especificacions del Producte
• Registres d’embalatge i d’etiquetes
• Certificats i informes d’assaig disponibles
• Coordinació d’inspeccions
• Informació sobre l’enviament
• Documents de fàbrica i de producte
• Informació d’embalatge per a l’exportació

Els compradors també poden revisar els de BOFAN Centre de Descàrrega per als materials disponibles del producte i de l’empresa.

La importació final, els requisits aduaners, d’origen i d’accés al mercat resten sota la responsabilitat de l’importador i cal verificar-los abans de fer la comanda.

Procés recomanat de documents

1. L’importador emet la matriu de documents.
2. El proveïdor confirma la disponibilitat i el termini d’entrega.
3. El comprador resol els requisits del producte i del mercat.
4. Es aproven els fitxers del producte, de l’embalatge i de les etiquetes.
5. Es preparen les instruccions comercials i de transport provisionals.
6. Es completen els registres d’inspecció específics de la comanda.
7. Es comparen l’factura, la llista d’embalatge i el projecte de transport.
8. S’afegeixen les dades finals de càrrega.
9. Es emeten i es lliuren els documents requerits.
10. Ambdós parts conserven l’arxiu d’enviaments aprovat.

Preguntes freqüents

Quins documents d’exportació s’utilitzen normalment per a l’enviaments d’assents per a vàter?

Els documents habituals inclouen la factura comercial, la llista d’embalatge i el document de transport. Segons el destinació i la transacció, poden ser també necessaris documents d’origen, d’inspecció, del producte, d’assegurança o del detallista.

Cada enviaments d’assents per a vàter requereix necessàriament un certificat d’origen?

No necessàriament. Els requisits depenen del destinació, de l’acord comercial, del producte i del procés aduaner de l’importador. Confirmeu-ho abans de l’enviaments.

Pot un sol informe d’assaig d’assents per a vàter cobrir tots els models?

No de forma automàtica. Verifiqueu el model assajat, el material, les articulacions, l’empresa fabricant, l’estàndard, la data i la pertinència al mercat.

Qui ha de confirmar el codi HS?

L’importador ha de confirmar la classificació amb el seu agent aduaner qualificat o l’autoritat competent corresponent. El proveïdor pot facilitar informació sobre el producte, però no ha de substituir la revisió de classificació per part de l’importador.

Per què han de coincidir les dades de la factura i de la llista d’embalatge?

Les quantitats, els pesos, les descripcions o el nombre de caixes inconsistents poden retardar la desaduanització i generar costos per a les modificacions.

Quan s’han de revisar els documents d’enviament?

Els requisits s’han de confirmar abans de fer la comanda. S’ha de revisar un esborrany de la factura, de l’embalatge i de la informació de transport abans d’emetre els documents definitius.

Pot la BOFAN facilitar certificats de producte i documents d’inspecció?

La BOFAN pot facilitar els documents disponibles i coordinar la informació específica de cada comanda. Els compradors han de confirmar quins documents són aplicables al model seleccionat, a l’empresa fabricant i al destinatari.

Les còpies electròniques són sempre suficients?

No sempre. Algunes transaccions, bancs, processos aduaners o autoritats del destí poden exigir documents originals o autenticats. Confirmeu el format abans de l’enviament.