Athugasemd um skjöl fyrir útflutning þvagþófa fyrir innflutningara

Athugasemd um skjöl fyrir útflutning þvagþófa fyrir innflutningara

Sending á klósettseti getur verið framleidd rétt en samt orðið að dregna út ef skjölin eru ófullnægjandi, ósamhverf eða send í of seint.

Innflutendur gætu þurft viðskiptaskjöl, pakkanupplýsingar, flutningsskjöl, upprunaupplýsingar, prófunargögn fyrir vörur, inspektskýrslur og skjöl sem tengjast ákveðnum verslunum. Nákvæmur krefjulisti er háður áfangastað, vöru, viðskiptaskilmálum, viðskiptafélags- og tollferli.

Aðilinn sem veitir vörur ætti ekki að giska á hvaða skjöl innflutningstakandinn þarf. Innflutningstakandinn ætti ekki að gera ráð fyrir því að hvert skilríki sem birtist á vefsvæði framleiðanda gildi sjálfkrafa fyrir pöntuða línu.

Skilyrði varðandi skjöl ættu að staðfesta í boðsferlinu og loka áður en sending fer af stað – ekki fyrst beiða um þau eftir að hólfurinn hefur yfirgefið útgangshafnina.

Tilkynningar, fluttarskjöl og vöruskjöl aðskilin frá hvort öðru

Fullt pöntunarskráarsafn getur innihaldið nokkra skjalasamsetningar.

Þessi skjöl hafa mismunandi tilgang. Framleiðsluskyrsla tekur ekki við staðar við verslunaraðili-reikning og skýrsla um vörupróf tekur ekki við staðar við skoðunarminnispunkt.

Búa til skjalasamantekt áður en pantað er

Innflutningurinn ætti að undirbúa skjalasamantekt sem sýnir:

• Nafn dókuments
• Kröfuð sniðmát
• Útgefandi aðili
• Kröfuð tungumál
• Skiladegi fyrir drög
• Lokaskiladegi
• Upprunalegt eða rafrænt afrit
• Fjöldi upprunalegra afrita
• Kröfu um auðkenningu
• Vörur eða línan sem verða að uppfylla kröfurnar
• Kröfu um áfangastað
• Ábyrgðaraðili fyrir samþykki

Fylkið ætti að deila áður en kaupstefnunni er lokið.

Beiðni um skjöl, t.d. „vegið fram öll vottorð“, er ekki nægilega nákvæm. Aðilar sem selja þurfa að vita hvaða skjal, fyrir hvaða línu, gefið út af hverjum og hvenær það er krafist.

Staðfestu innihald viðskiptareikningsins

Viðskiptareikningurinn inniheldur oftast:

• Löglega nafn og heimilisfang seljanda
• Löglega nafn og heimilisfang kaupanda
• Viðtakandi ef annað en sendandi
• Reikningsnúmer og dagsetning
• Tilvísun í kaupskipun
• Vöruskýring
• Vörumódel eða vöruskrárnúmer (SKU)
• Fjöldi
• Einingarverð
• Heildarverð
• Gjaldmiðill
• Verslunarskilmálar og tiltekinn staður
• Upprunalandsupplýsingar þar sem krafist er þeirra
• Greiðsluupplýsingar þar sem við á
• Undirritun eða stimpla höfunda réttindi þar sem krafist er þess

Lýsingar ættu að vera samhölduðar við kaupskipun, pakkingarlistann og innflutningsyfirlit.

Forðast ofur óskýr orðasambönd eins og „baðherbergisviðbætur“ ef innflutningstakandinn eða tóllsmeðlimur krefst nákvæmari lýsingar.

Innflutningstakandinn ætti að staðfesta lokaleysingarorðalýsingu og flokkun með viðeigandi tóllsráðgjöfi sínum.

Undirbúa nákvæman pakkingarskjalalistann

Pakkingarskjalalistinn ætti að spegla sendinguna þannig sem hún er raunverulega pakkuð.

Gagnleg svæði eru:

• Vörupróf
• Vöruskýring
• Fjöldi í körfu
• Fjöldi kassa
• Heildarfjöldi
• Nettvætt
• Bruttóþyngd
• Mál kassa
• Heildaruppspretting
• Fjöldi pallar
• Pallamál
• Sendingarmerki
• Númer á haldanum, ef tiltækt
• Lásarnúmer, ef tiltækt

Ef margar línuhönnunir eru pakkuð saman ætti hver vöruskrá (SKU) að vera aðgreinileg til kassans og magnsins sem hún er í.

Heildartölur á pakkingarskránni ættu að stemma við reikninginn og raunverulega sendinguna. Seinir breytingar á pakkingu verða að koma fram í lokadökumentunum.

Bofan’s leiðbeiningar fyrir klósetssæti-pakkanir útskýrir hvernig einstök pakkanir, þyngd kassa, strikamerkjadögin og kröfur til hásamans kassa ættu að vera samþykktar áður en framleiðsla hefst.

Yfirfara drög að sendimálsdökumentum

Eftir sendingaraðferð getur sendimálsdokumentið verið sjóskjald, sjóvegskjald, loftvegskjald, skjald fyrir flugfélag eða annað fyrirsendisvæði.

Áður en útgefið er, athuga:

• Sendaðjá
• Móttakandi
• Tilkynningarmiðlun
• Höfn eða staður þar sem hlutirnir eru settir á skip
• Höfn eða staður þar sem hlutirnir eru aflaðir
• Endanlegt áfangastaður þegar við á
• Vöruskýring
• Fjöldi og tegund pakka
• Bruttóþyngd
• Rúmfrádrás
• Sendiháttur
• Númer hýsils
• Númer læs
• Upprunalegt eða útgefningarmáta
• Krafist tilvísanir

Innflutningsmaður, útflutningsmaður og flutningsmiðlunarfyrirtæki ættu að staðfesta yfirlit áður en flutningsfyrirtækið gefur út lokadokumentið.

Lítill villa í nöfnum fyrirtækja, viðtakandaupplýsingum eða útgefningarskylunum geta valdið tafn og aukalegum kostnaði vegna breytinga.

Jafna skjöl við samkomulagða viðskiptaskilmála

Viðskiptaskilmálar ákvarða hvaða aðili sér um ákveðin flutningsvirkni og kostnað.

Pantakortið og reikningurinn ættu að skilgreina:

• Sammálaða Incoterm
• Nafngiftan höfn eða staðsetning
• Útgáfu Incoterm sem sammálað var um, þar sem við á
• Ábyrgð fyrir innlandssendingu
• Ábyrgð fyrir útflutningsleysing
• Ábyrgð fyrir aðalflutning
• Ábyrgð fyrir tryggingar
• Meðferð á áfangastað
• Innflutningsleysing
• Ábyrgð fyrir tók og skatta

Bofan’s Leiðbeinandi kostnaðarstýringu fyrir klósettstól OEM skýrir hvers vegna EXW, FOB, CIF og afhendingar verði ekki bornar saman eins og þær innihaldi sömu kostnaðarþætti.

Í viðskiptalegum skjölum þarf að nota samkomulagið stöðugt.

Staðfesta uppruna skjalafræði snemma

Í sumum sendingum er heimilt að þurfa vottorð eða upprunaupplýsingar. Nauðsynlegt formát fer eftir áfangastað, viðskiptaráætlun, vöru og tollaferli innflytjanda.

Áður en framleiðsla eða flutningur fer fram skal staðfest:

• Hvort heimild um uppruna er krafist
• Útgáfuvald
• Umsóknarblað
• Vöruskýring
• HS flokkun sem innflytjandi notar
• Upplýsingar um framleiðanda og útflutninga
• Land uppruna
• Þörf af lagastofnun eða staðfestingu
• Nauðsynlegar upprunalegar skjöl
• Skiladagsetning

Uppruni ætti að samsvara raunverulegri framleiðsluskipulagi. Staður þar sem vörurnar eru pakkaðar, staður útflutningamannsins og staður framleiðslu eru ekki endilega sama hlutur.

Þegar valmöguleikar BOFAN frá Kína eða Tælandi eru í reiðu, verður innflutningamaðurinn að staðfesta uppruna og tólkun tóllstjórnar fyrir ákveðna vöru og sendingu með tóllfræðingi sínum.

Greinið á milli framleiðslustofnunarvottorða og vöruskýrslu

Innflutningamenn ættu að staðfesta nákvæmlega hvaða skjöl hvert og eitt þeirra umfötna.

Umræða:

• Heiti skjals
• Diploma híðakeri
• Framleiðandi
• Verksmiðjustaðsetning
• Vöru líkan
• Efni
• Prófunartegund
• Prófunartækni
• Dagsetning skýrslu
• Gildistími, ef við á
• Vinnuskrá eða útgefandi stofnun
• Tengsl við áfangamarkað

Skýrsla fyrir einn klósettsetil, hengil eða efni ætti ekki sjálfkrafa að gilda fyrir allar vörur í pöntuninni.

Bofan’s Vottor og prófaritgerðir þessi síða býður upp á tiltækar upplýsingar um framleiðslustað og vörur fyrir upphaflega yfirferð. Kaupendur ættu að biðja um staðfestingu á því að nauðsynleg skjöl gilda fyrir tillit til módel og framleiðslustöð.

Innifela gæða- og skoðunarfærslur

Verslunarskjöl staðfesta hvað var send. Gæðaskjöl skrá hvernig sendingin var skoðuð.

Eftir samkomulagi getur skráin innihaldið:

• Samþykkt vöruspecifikation
• Lýsing vöru
• Skjal um samþykkt dæmi
• Skýrsla um millistöðuskoðun
• Lokaskýrsla um skoðun
• Föllaprófunarfærsla
• Pakkningarprófanir
• Myndir af merkjum á kartongi
• Fjöldapróf
• Skýrsla um þriðja aðila um skoðun
• Skrá um réttandi aðgerðir
• Samþykki fyrir sendingu

Skoðunarskýrslan ætti að auðkenna vörurnar, pantanir, magn, stærð dæmisafna, athugunarstaði, niðurstöður og útkomu.

Almennt gæðayfirlit á framleiðslustöð er ekki jafngilt skýrslu um skoðun sem tengist ákveðinni pantun.

Bofan’s gæðastjórnunaraðferð getur verið notað sem upphafspunktur til að skilgreina skoðunarstig sem krefjast valins forrits.

Stjórna verslunarsendingum og einkamerkjum

Verslunarsendingar krefjast oft viðbótargagna um vörur og visthús.

Staðfesta:

• Kaupanda-SKU
• UPC, EAN eða annar strikamerki
• Kröfur um staðfestingu á strikamerkisnúmeri
• Heiti vörumerkis
• Lýsing á efni
• Liturkóði
• Mæling á vöru
• Fjöldi í hverju pakka
• Upplýsingar um innri og ystur kassa
• Grafík á verslunarkassa
• Endurskoðun á leiðbeiningum
• Merki á kassanum
• Merking á palli
• Tákn fyrir uppruna lands
• Tilvísun í kaupskipun verslunarinnar
• Tímasetning í vistunarskýrslu eða fyrirfram tilkynning um sendingu þar sem við á

Hver skrá verður að passa við raunverulega vörurnar í kassanum.

Mynd af umbúðum sem sýnir metalla hratt losandi hengi er ósamþykkt ef framleidda vörurnar nota annan föst plasthengi, jafnvel ef sætið sjálft lítur svipandi út.

Stjórna tungumálum og þýðingum

Innflutningurinn ætti að skilgreina öll nauðsynleg tungumál áður en myndir og skjöl eru samþykkt.

Tungumálastjórnun getur viðnotaðs um:

• Smásölupakka
• Uppsetningarábót
• Vörumerkisrithóf
• Aðvörunarsetningar
• Ábyrgðarskilmálar
• Tilkynningar
• SKÍRTEINI
• Tollskjöl

Notaðu eina samþykktu þýðingu fyrir hvert markaðsvæði. Leyfið ekki mismunandi birgja eða deildum að búa til ólíkar þýðingar á sömu tæknilegu setningu án útgáfustjórnunar.

Vörunöfn, efni, virkni og uppsetningarterminar ættu að vera jafnframt í reikningnum, umbúðunum og leiðbeiningunum.

Notaðu útgáfustjórnun

Skjalavillur koma oft fram vegna þess að gamlar myndir, teikningar eða pakkingarlistar eru enn í umferð.

Hvert stjórnað skjal ætti að innihalda:

• Skráarnafn
• Vörumerki
• Endurskoðunarnúmer
• Útgáfudagur
• Staða samþykktar
• Samþykktaraðili
• Saga um skiptingar

Merkið útkast einstaklega. Aðskilið úrelldum útgáfum frá samþykktum framleiðsluskrám.

Einfalt staðakerfi getur notað:

• Drafft
• Í umfjöllun
• Samþykkt fyrir myndmót
• Samþykkt fyrir framleiðslu
• Samþykkt fyrir sendingu
• Úrelld

Setjið ákveðinn tíma fyrir skjalasamþykkt

Undirbúningur skjala ætti að fylgja röðunartíma.

Áður en tilboð er gefið

Staðfestu nauðsynlegar vottorð, uppruna, viðskiptaskilmála og áfangastað.

Áður en mynster er samþykkt

Staðfestu teikningar á vöru, efni, hengi, pakkanir og nauðsynlegar prófanir.

Fyrir framleiðslu

Lokaðu á vöruspecifikation, listaverk, strikamerki, merkingar og kröfur um inspektion.

Fyrir framan sendingu

Yfirfarðu reikning, pakkalistann, leiðbeiningar um flutningsskjal, inspektionsgreinarniðurstöður og gögn um kassa.

Eftir að hlaðið hefur verið

Lýsðu endanlega innihald í hólfnum, læstur, flutningur og sendingarupplýsingar.

Áður en áfangastað er náður

Gefið innflutningsmaðurinn og tóllvöruskyldumálsfórnina nauðsynlega lokadokumentin í samkomulagðri sniði.

Að skjala samþykki eftir að hlaðað hefur verið eykur líkurnar á ósamræmi sem ekki er auðvelt að rétta.

Algengar villa í skjölun

Innflutningsmenn og aðilar ættu aðeins að athuga fyrir:

• Ólík föstudráttarnöfn á skjölunum
• Ósamræmi í fjölda á reikningi og pakkingarskjal
• Rangt fjöldi kassa
• Rangt heildar- eða nettóþyngd
• Rangt viðtakandi
• Óskýr lýsing á vöru
• Óstaðfest skattatakið flokkun
• Rangt upprunaupplýsingar
• Vottorð fyrir öðru línu
• Útrunnin eða óviðeigandi skjal
• Gömul umbúðaformgerð
• Rangt strikamerki
• Rangar vörustærðir
• Vantar undirskrift eða stimpla þar sem krafist er
• Seinkun á sendingu upprunalegra skjala
• Óleyfðar breytingar eftir útgáfu skjals

Notaðu einn síðasta yfirferð á skjölum á milli skjala áður en sendingin fer af stað.

Athugunarlisti fyrir útflutningsdokument fyrir klósettset

Staðfestið hvort pöntunin krefjist:

1. Vörureikningur
2. Pakkalisti
3. Sjóflutningsskírteini, sjóflutningsskírteini án skírteins eða loftflutningsskírteini
4. Upprunaskýrslu eða -vottun
5. Tryggingarskjöl þar sem við á
6. Skipanir frá tóllstofu eða miðlara
7. Vöruskyrslur eða prófunarskýrslur
8. Verksfræði vottorð
9. Lokaskýrsla um skoðun
10. Vöruteikning og samþykkt lýsing
11. Minnismyndir fyrir verslun og strikamerkiskrá
12. Kartong- og pallétíklingar
13. Uppsetningarábót
14. Fumigerunarefni eða pallétdókument, ef við á
15. Vöruhúsdókument sem kaupandi hefur ákvarðað
16. Myndir af sendingu eða skráning á hleðslu

Þetta er áætlunaraðferð, ekki almennt löglegt kröfu. Endanlegur listi skal staðfesta með innflutningsmanni, tóllsákvörðuðum ráðgjafa, flutningsþjónustufyrirtækjum og viðeigandi stofnunum.

Hvernig BOFAN styður útflutningsdókumenta

BOFAN getur samrætt í boði verandi verslunarmöguleika, pakkanir, vörusvæði og gæðaupplýsingar fyrir samþykktar klósetssæti.

Eftir því hvaða pöntun er að ræða getur stuðningurinn innihaldið:

• Upplýsingar um verslunaraðili
• Upplýsingar um pakkanir
• Mál og þyngd kartaflöku
• Vöruaðstæður
• Upplýsingar um umbúðir og merkingu
• Tilgengileg skírteini og prófunarskýrslur
• Samstilling á inspekciónum
• Upplýsingar um sendingu
• Gögn um framleiðslustöð og vörur
• Upplýsingar um útflutningsumbúðir

Kaupendur geta einnig skoðað BOFAN’s Niðurstöðuhorn til að fá aðgang að vörum og fyrirtækisupplýsingum.

Endanlegar kröfur um innflutning, toll, uppruna og markaðsáttökusamþykkt eru á ábyrgð innflutningsmannsins og ættu að vera staðfestar áður en pantað er.

Mælt er fyrir með skjalastefnu

1. Innflutningssjóðurinn gefur út skjalasamantektina.
2. Leverandi staðfestir tiltæku og framleiðslutíma.
3. Kaupandi leysir vöruforrit og markaðskröfur.
4. Vöruskrá, umbunðarskrá og merkiskrá eru samþykktar.
5. Drög að viðskiptaskilaboðum og flutningsskilaboðum eru undirbúin.
6. Skýrslur um öryggispróf á pöntunum eru lokið.
7. Reikningur, pakkanalista og drög að flutningsskilaboðum eru samanburin.
8. Lokagögn um hleðslu eru bætt við.
9. Nauðsynleg skjöl eru gefin út og send.
10. Báðar aðilar halda í samþykktum sendingarskrá.

Algengar spurningar

Hverjir útflutningsskjöl eru venjulega notað fyrir sendingu á klósettsetum?

Algeng skjöl eru viðskiptareikningur, pakkanirskrá og flutningsskjöl. Upprunaskjöl, skoðunarskjöl, vöruskjöl, tryggingarskjöl eða verslunarskjöl gætu einnig verið nauðsynleg í samræmi við áfangastaðinn og viðskiptið.

Krefst hver sending klósettseta upprunaskjals?

Ekki endilega. Kröfur eru háðar áfangastað, viðskiptarráðstöfun, vöru og tókstöðu innflytjanda. Staðfestið þetta áður en sendingin fer fram.

Getur einn prófunarskýrsla fyrir klósettseti gildt fyrir alla lína?

Ekki sjálfkrafa. Staðfestið prófuða línu, efni, hengil, framleiðslustöð, staðla, dagsetningu og áhrif á markað.

Hver ætti að staðfesta HS-kóðann?

Innflytjandinn ætti að staðfesta flokkunina með viðurkenndum tókstöðuskyrslumanni eða viðeigandi stofnun. Aðilinn sem býr til vöruna getur veitt upplýsingar um vöruna en ætti ekki að taka við flokkunarúrvinnuninni hjá innflytjandanum.

Af hverju verða upplýsingar á reikningi og pakkanirskránni að vera samsvarandi?

Ósamræmi í magni, þyngd, lýsingum eða fjölda kassa getur dregið út tólkunartíma og valdið kostnaði vegna breytinga.

Hvenær ættu sendingarskjal að vera yfirlestruð?

Kröfur ættu að staðfestast áður en pantað er. Drög að reikningi, pakkingar- og flutningsupplýsingar ættu að vera yfirlestruð áður en síðustu skjölin eru gefin út.

Getur BOFAN veitt vörusvífur og skoðunarskjöl?

BOFAN getur veitt tiltækin skjöl og samstilla upplýsingar sem tengjast tiltekinni pantanir. Kaupendur verða að staðfesta hvaða skjöl gilda fyrir valda línu, framleiðslustöð og áfangastað.

Er rafræn afrit alltaf nægileg?

Ekki alltaf. Sumar viðskipti, bankar, tólkunarferli eða valdaráð á áfangastaði gætu krafist upprunalegra skjala eða staðfestra skjala. Staðfestu sniðið áður en send í burtu.