Checklist per l’ingresso di un fornitore di sedili per WC in un programma retail statunitense

Checklist per l’ingresso di un fornitore di sedili per WC in un programma retail statunitense

Aggiungere un nuovo fornitore di sedili per wc a un programma di vendita al dettaglio statunitense comporta molto di più che approvare un campione e emettere un ordine d'acquisto.

Gli acquirenti al dettaglio necessitano di un fornitore in grado di fornire prodotti coerenti, specifiche controllate, imballaggi adeguati, documentazione richiesta e rifornimenti affidabili dopo la prima spedizione.

Un processo strutturato di onboarding dei fornitori aiuta entrambe le parti a individuare eventuali lacune prima che il fornitore entri a far parte del normale programma di acquisti.

Invece di considerare l'onboarding come una semplice raccolta di documenti amministrativi, gli acquirenti possono utilizzarlo per definire i requisiti commerciali e tecnici che regoleranno gli ordini futuri.

1. Definire la gamma di prodotti prima dell'onboarding

Iniziare identificando esattamente quali prodotti il fornitore dovrà supportare.

La gamma iniziale può includere:

• Coprilati Circolari

• Sedili per water allungati

• Sedili per wc a forma di D

• Copriwater in PP

• Copriwater UF

• Sedili per wc in MDF o legno stampato

• Modelli con chiusura standard

• Modelli con chiusura soft-close

• Modelli a sgancio rapido

• Configurazioni diverse delle cerniere e dei sistemi di fissaggio

Non selezionare un fornitore sulla base di una descrizione prodotto vaga, come ad esempio "coperchio per wc morbido bianco".

Ogni SKU deve avere una specifica prodotto definita.

Registrare almeno:

• SKU dell’acquirente

• MODELLO FABBRICA

• Materiale

• Colore

• Forma

• Dimensioni

• Configurazione delle cerniere

• Metodo di fissaggio

• Ferramenta

• Formato di imballaggio

Questo diventa il punto di riferimento per i campioni, gli acquisti e i futuri rifornimenti.

2. Confermare la compatibilità con la vasca del wc

Un programma retail può includere vasche per wc di diversi produttori e fornitori di ceramica.

Il fornitore deve comprendere i requisiti di compatibilità prima dell’avvio della produzione in serie.

Fornire, ove disponibile:

• Dimensioni delle ciotole

• Interasse dei fori di fissaggio

• Diametro del foro di fissaggio

• Lunghezza e larghezza della tazza

• Forma della piattaforma posteriore

• Disegni della ceramica

• Fotografie dell’installazione

• Campioni fisici di vasche

Chiedere al fornitore se il coperchio è un prodotto a montaggio universale oppure se è stato verificato per una specifica configurazione di vasca.

Laddove l’adattamento riveste importanza commerciale, confermare l’installazione finale con un campione approvato.

Un prodotto che appare corretto su un catalogo può comunque generare resi qualora l’effettivo adattamento non sia idoneo alla ceramica di destinazione.

3. Definire la specifica del prodotto approvato

Prima di completare l’onboarding del fornitore, creare una specifica controllata per ogni SKU attivo.

La specifica deve includere:

• Dimensioni del prodotto

• Materiale

• Colore

• Finitura superficiale

• Tipo di Cardine

• Materiale delle cerniere

• Kit di fissaggio

• Configurazione del buffer

• Funzione di chiusura morbida

• Funzione di rilascio rapido

• Requisiti relativi al logo

• Requisiti di Imballaggio

• Esigenze di etichettatura

Se il prodotto comprende componenti personalizzati, registrare i relativi codici componente.

Ciò è particolarmente importante per cerniere, ammortizzatori, kit di fissaggio e altri componenti sostituibili.

La specifica approvata deve essere indicata nell’ordine d’acquisto, anziché fare affidamento esclusivamente su fotografie del prodotto.

4. Esaminare il processo di controllo qualità del fornitore

I programmi di vendita al dettaglio richiedono una qualità riproducibile.

Durante l’onboarding, chiedere al fornitore come controlla il prodotto durante la produzione.

I punti di controllo rilevanti possono includere:

• Ispezione dei Materiali in Arrivo

• Dimensioni del prodotto

• Finitura superficiale

• Coerenza cromatica

• Allineamento di sedile e coperchio

• Funzionamento delle cerniere

• Movimento di chiusura ammortizzata

• Funzionamento con sgancio rapido

• Completezza del kit di fissaggio

• Posizionamento dell’imbottitura

• Stabilità in Installazione

• Condizione dell’imballaggio

• Etichettatura cartoni

Se il rivenditore dispone di un proprio standard di ispezione, fornirlo prima dell’avvio della produzione.

Confermare:

• Metodo di ispezione

• Criteri di accettazione

• Quantità del campione

• Tempistica dell’ispezione

• Formato della relazione

• Processo di azioni correttive

L’obiettivo è rendere misurabili le aspettative di qualità del fornitore prima del primo ordine di grandi dimensioni.

5. Raccogliere i documenti richiesti dal fornitore

L’onboarding del fornitore richiede spesso documenti sia commerciali sia relativi al prodotto.

A seconda del programma di vendita al dettaglio, l’acquirente può richiedere:

• Informazioni sulla registrazione aziendale

• Profil di fabbrica

• Specifiche prodotto

• Dichiarazioni dei materiali

• Relazioni di prova disponibili

• Informazioni sulla gestione della qualità

• Informazioni sul paese di origine

• Informazioni sull'Imballaggio

• Fotografie del prodotto

• Informazioni sull’identificazione della produzione

• Dichiarazioni richieste dall'acquirente

Non tutti i documenti si applicano a ogni prodotto.

Il fornitore deve indicare quali documenti sono:

• Già disponibili

• Specifico del prodotto

• Specifica per progetto

• Soggetti a ulteriori prove

• Non applicabile

Evitare di utilizzare un documento non pertinente solo perché riporta un nome aziendale o di prodotto familiare.

La documentazione deve corrispondere al prodotto, al materiale e alla configurazione produttiva effettivamente acquistati.

6. Confermare i requisiti di imballaggio

L’imballaggio deve essere approvato prima che il fornitore diventi pienamente operativo.

Discutere:

• Scatola al dettaglio singola o imballaggio sfuso

• Protezione Interna

• Protezione delle cerniere

• Posizionamento della busta hardware

• Istruzioni per l'installazione

• Codice a barre

• SKU dell’acquirente

• Indicazione del paese d’origine

• Marchiature sul cartone esterno

• Quantità per cartone

• Dimensioni del cartone

• Peso lordo

• CBM

• Requisiti per i pallet

Per i programmi al dettaglio, l’imballaggio potrebbe dover soddisfare sia i requisiti di movimentazione nel magazzino sia quelli rivolti al cliente.

L’acquirente deve approvare la versione del grafico prima della produzione dei materiali per l’imballaggio.

Ciò evita che un codice a barre obsoleto, un SKU errato o un grafico non approvato vengano portati nella produzione di massa.

7. Confermare la MOQ e la struttura dell’ordine

La MOQ deve essere esaminata prima dell’approvazione del fornitore.

Chiedere quantità minime distinte per:

• Prodotti Standard

• Colori personalizzati

• Cerniere su misura

• Loghi personalizzati

• Imballaggio per la vendita al dettaglio

• Scatole stampate

• Hardware specializzato

• Ordini con codici SKU misti

Un fornitore potrebbe offrire una bassa quantità minima d'ordine (MOQ) per il prodotto, ma richiedere una quantità minima maggiore per imballaggi personalizzati o componenti.

Verificare inoltre se è possibile combinare più codici articolo (SKU) all'interno di un singolo ordine o contenitore.

Ciò è particolarmente importante per i rivenditori che desiderano lanciare contemporaneamente diversi modelli di sedili per wc.

8. Stabilire le procedure di approvazione dei campioni

Il campione approvato deve diventare un riferimento controllato.

Reputazione:

• Data del campione

• MODELLO FABBRICA

• SKU dell’acquirente

• Materiale

• Colore

• Configurazione delle cerniere

• Versione dell'imballaggio

• Modifiche approvate

• Data di approvazione

Per i programmi personalizzati, conservare il campione finale approvato oppure un adeguato documento di riferimento.

Non consentire ai team di produzione di basarsi su un vecchio campione quando è già stato approvato un nuovo modello.

Se l'acquirente modifica cerniera, colore, ammortizzatore, kit di fissaggio o design dell'imballaggio, la modifica deve essere registrata prima dell'avvio della produzione.

9. Definire i tempi di consegna e i punti di controllo produttivi

Chiedere al fornitore i tempi di consegna per ciascuna fase principale.

Un calendario utile per l’onboarding può includere:

1. Conferma delle specifiche del prodotto

2. Preparazione standard dei campioni

3. Preparazione personalizzata dei campioni

4. Approvazione delle opere d'arte

5. Preparazione dei materiali per l'imballaggio

6. Preparazione dei componenti

7. Produzione in serie

8. Ispezione

9. Imballaggio

10. Data in cui è possibile effettuare la prenotazione

Identificare anche eventuali cause di ritardo.

Questi possono includere:

• In attesa dell’approvazione dei campioni

• MOQ per imballaggi personalizzati

• Disponibilità dei componenti

• Produzione in colore speciale

• Revisioni dei grafici

• Pianificazione delle ispezioni

• Modifiche successive all'approvazione

• Capacità produttiva stagionale

Un numero relativo al tempo di consegna è più utile quando il punto di partenza e le dipendenze sono chiaramente definiti.

10. Definire le procedure di controllo delle modifiche

Un programma retail può proseguire per mesi o anni.

I componenti possono subire modifiche durante tale periodo.

Ad esempio:

• Un fornitore di cerniere modifica il proprio prodotto

• Una specifica degli ammortizzatori viene modificata

• Un kit di fissaggio viene sostituito

• Un pigmento o un materiale superficiale cambia

• Il materiale per l’imballaggio viene aggiornato

Il fornitore deve informare l’acquirente prima che una modifica al prodotto materiale entri in produzione.

Un processo pratico è:

1. Identificare il codice SKU interessato.

2. Identificare il componente oggetto di modifica.

3. Spiegare la motivazione della modifica.

4. Valutare gli effetti sul montaggio, sulla funzionalità, sui costi e sull’imballaggio.

5. Fornire un nuovo campione o prove a supporto, se necessario.

6. Ottenere l’approvazione dell’acquirente.

7. Registrare il lotto di produzione effettivo.

Questo aiuta a garantire la coerenza tra le scorte di vendita al dettaglio.

11. Confermare il supporto per i ricambi

I rivenditori potrebbero ricevere richieste da parte dei clienti molto tempo dopo la spedizione originale del prodotto.

Chiedere se il fornitore è in grado di fornire componenti di ricambio quali:

• Kit di fissaggio

• Set di cerniere

• Parafuoco

• Buffer

• Componenti a sgancio rapido

• Istruzioni per l'installazione

• Imballaggio di ricambio

Confermare:

• Codici componenti

• Quantità minime

• Disponibilità

• Tempi di consegna

• Metodo di identificazione

Il supporto per i ricambi può risultare particolarmente utile nei programmi relativi a sedili per wc con chiusura morbida e sgancio rapido.

12. Assegnare i contatti del fornitore

Un processo completo di onboarding dovrebbe identificare le persone responsabili delle diverse aree.

L’acquirente deve sapere chi gestisce:

• Comunicazione commerciale

• Sviluppo del prodotto

• Domande tecniche

• Grafica per l’imballaggio

• Problemi di Qualità

• Pianificazione della produzione

• Coordinamento della spedizione

• Escalation

Questo evita che un problema di qualità diventi un’e-mail commerciale senza risposta o che una domanda sull’imballaggio venga trasmessa tra più reparti.

Una struttura di comunicazione chiara diventa sempre più importante all’aumentare del numero di SKU.

Creare un file per l’onboarding dei fornitori

Una volta approvato il fornitore, mantenere le informazioni chiave riunite.

Un file pratico per i fornitori può contenere:

• Informazioni sull'Azienda

• Informazioni sulla fabbrica

• SKU approvati

• Specifiche prodotto

• Campioni approvati

• Codici delle cerniere e dei kit di fissaggio

• Grafica per l’imballaggio

• Informazioni sul codice a barre

• Requisiti di qualità

• Requisiti di ispezione

• Documentazione

• Informazioni sui tempi di consegna

• Informazioni sui ricambi

• Modifiche approvate

• Contatti commerciali

L'obiettivo è rendere l'acquisto successivo più semplice del primo acquisto.

Un fascicolo di onboarding ben gestito riduce la necessità di rielaborare ogni volta le specifiche quando un acquirente effettua un ordine ripetuto.

Come BOFAN supporta l'onboarding dei fornitori per il mercato retail statunitense

BOFAN supporta distributori, importatori e acquirenti di prodotti per il bagno con programmi di sedili per wc che coprono le gamme in PP, UF e legno stampato.

Il processo di onboarding può includere la discussione della gamma di prodotti, la verifica dell'adattamento alla ceramica, la definizione delle specifiche del prodotto, la selezione delle cerniere e dei sistemi di fissaggio, la preparazione dei campioni, il coordinamento dell'imballaggio, i requisiti di controllo qualità e la pianificazione degli ordini ripetuti.

Per i programmi personalizzati, le specifiche finali del prodotto, la quantità minima d'ordine (MOQ), i tempi di consegna, i documenti richiesti e i requisiti di imballaggio devono essere confermati per singolo SKU e progetto.

CTA: Avvia l'onboarding del fornitore

Stai pianificando di aggiungere un fornitore di sedili per wc a un programma retail statunitense?

Invia a BOFAN i tuoi codici SKU di riferimento, i materiali dei prodotti, le forme dei water, le quantità previste, i requisiti per l'imballaggio e gli standard del compratore. Il nostro team può aiutarti a organizzare le informazioni necessarie per passare dalla valutazione del fornitore a un programma di acquisto approvato.

FAQ

Cos'è l'onboarding del fornitore di sedili per water?

L'onboarding del fornitore di sedili per water è il processo di definizione e approvazione del fornitore, delle specifiche del prodotto, dei requisiti qualitativi, dell'imballaggio, della documentazione, del processo di comunicazione e delle condizioni commerciali prima dell'inizio degli acquisti regolari.

Quali informazioni deve fornire un compratore a un fornitore di sedili per water?

Le informazioni utili includono le forme di water di riferimento, i materiali dei prodotti, le dimensioni, le quantità previste, i requisiti per l'imballaggio, i codici SKU del compratore, i requisiti per i codici a barre e qualsiasi standard relativo al prodotto o alle ispezioni.

Ogni codice SKU di sedile per water deve avere una specifica separata?

Sì. Ogni SKU deve avere informazioni controllate che riguardano il materiale, le dimensioni, il colore, le cerniere, il kit di fissaggio, l’imballaggio e altre caratteristiche rilevanti.

Perché l’approvazione del campione è importante?

Il campione approvato fornisce un riferimento fisico del prodotto prima della produzione in serie. Aiuta a ridurre malintesi riguardo al colore, all’adattamento, ai componenti, alla finitura e alla funzionalità.

Un singolo fornitore può supportare più SKU di sedili per wc?

Sì, a seconda della sua gamma di prodotti, delle capacità produttive, del MOQ, dei requisiti di imballaggio e della capacità produttiva. L’acquirente deve verificare tali condizioni prima dell’ingresso del fornitore nel processo.

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